Conservazione a norma
Il nostro servizio di conservazione a norma e dematerializzazione utilizza Postel SpA (accreditato Agenzia per l’Italia Digitale) come Responsabile della Conservazione.
Il servizio di Dematerializzazione comprende:
- Ricezione dei documenti
- Predisposizione per la scansione (spinzatura, ecc.)
- Scansione
- Ricomposizione dei documenti
- Indicizzazione in base alle chiavi scelte dal Cliente (escluse quelle per legge)
- Trasmissione a Postel per la fase di Conservazione a norma
- Visualizzazione via web del documento archiviato
Postel in qualità di Responsabile della Conservazione a norma avrà il compito di:
- predisporre il Manuale della Conservazione
- garantire il costante allineamento alla normativa
- definire le caratteristiche e i requisiti del Sistema di conservazione
- archiviare e rendere disponibili i documenti secondo le specifiche di staticità e immodificabilità previsti dalla normativa
- mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione
- verificare la corretta funzionalità del Sistema e dei programmi di gestione
- adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del Sistema
- richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento
- definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale
- verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati
